Den engelska versionen gäller.
1. Vilka vi är och hur du kontaktar oss
Den här policyn förklarar hur Eviven samlar in och använder personuppgifter när du besöker eviven.com, begär åtkomst, loggar in eller använder Eviven-appen. Eviven (bolagsregistrering pågår). Registrerade bolagsuppgifter publiceras här när de finns tillgängliga.
Om du har frågor om integritet eller vill göra en begäran kan du mejla privacy@eviven.com. Vi svarar inom en månad.
2. Vår roll
Eviven är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behövs för att driva webbplatsen, hantera åtkomstförfrågningar, administrera konton och inloggning, skydda tjänsten och kommunicera med kunder.
För innehåll som din organisation lägger till i sin arbetsyta (dokument, krav, uppgifter, anteckningar, kund- och platsuppgifter, foton, servicerapporter och konversationer med Assistenten) agerar Eviven som personuppgiftsbiträde för din organisations räkning. Din organisation är personuppgiftsansvarig för det innehållet. Vi behandlar det enligt organisationens instruktioner och ett personuppgiftsbiträdesavtal, som vi tillhandahåller på begäran.
3. Personuppgifter vi samlar in
Beroende på hur du använder tjänsten och har kontakt med oss behandlar vi:
- Åtkomstförfrågningar: ditt namn, din e-postadress i arbetet, eventuellt telefonnummer, hur du fick kännedom om oss och ditt meddelande.
- Konto och inloggning: din e-postadress, din roll och ditt medlemskap i en arbetsyta samt inloggningshändelser. Varje inloggningskod sparas endast som en envägshash, går ut efter 10 minuter och kan användas en gång. För att begränsa upprepade försök med fel kod sparar vi envägshashar av din e-postadress och IP-adress i högst ett dygn.
- Innehåll i arbetsytan: det din organisation väljer att ladda upp eller skriva. Det kan omfatta namn och kontaktuppgifter till personer hos kunder och leverantörer samt på arbetsplatser.
- Röstfunktioner: när du talar med Assistenten eller dikterar en anteckning skickas inspelningen till vår leverantör av talfunktioner för att omvandlas till text. Vi sparar texten, inte inspelningen. Talade svar skapas bara när du ber om dem.
- Tekniska uppgifter: IP-adress, information om webbläsare och enhet samt säkerhetsloggar, som används för att tillhandahålla tjänsten och skydda den mot missbruk. För åtkomstförfrågningar lagrar vi under en kort period en nycklad hash av din IP-adress för att förebygga skräppost.
- Inställningar som lagras på din enhet, till exempel ljust eller mörkt utseende och önskad röst för Assistenten. Dessa finns kvar i din webbläsare och skickas inte till oss.
4. Varför vi använder uppgifterna och våra rättsliga grunder
Vi använder personuppgifter endast för följande ändamål och med stöd av EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR):
- Besvara din begäran om åtkomst och avgöra om vi ska bjuda in dig: åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås (artikel 6(1)(b)) och vårt berättigade intresse av att driva verksamheten (artikel 6(1)(f)).
- Tillhandahålla tjänsten, ditt konto och inloggning: fullgörande av vårt avtal med din organisation (artikel 6(1)(b)).
- Skydda tjänsten, förebygga missbruk och åtgärda problem: vårt berättigade intresse av en säker och tillförlitlig tjänst (artikel 6(1)(f)).
- Bevara bokföring och andra handlingar som vi är skyldiga att spara: rättslig förpliktelse (artikel 6(1)(c)).
- Vi skickar inte marknadsföringsmejl utan ditt samtycke och säljer inte personuppgifter.
5. AI-funktioner
Eviven använder AI för att läsa dokument som din organisation väljer, jämföra dem med kundkrav och besvara frågor i Assistenten. AI-systemet får endast de utdrag och den kontext som behövs för respektive uppgift.
AI-resultat är förslag. En person i din organisation granskar dem och fattar beslut. Eviven fattar inte beslut om dig som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga eller liknande betydande följder. Ändringar som Assistenten förbereder genomförs först efter att du har bekräftat dem.
Vi använder inte ditt innehåll för att träna AI-modeller och anlitar AI-leverantörer enligt affärsvillkor som inte tillåter dem att träna sina modeller på innehållet.
6. Vem vi delar uppgifterna med
Vi delar personuppgifter endast med tjänsteleverantörer som behandlar dem för vår räkning enligt skriftliga avtal och endast i den utsträckning som behövs för att driva Eviven:
- Supabase: databas, privat fillagring och inloggning.
- Vercel: webbplatsens och appens drift samt vidarebefordran av AI-förfrågningar.
- OpenAI: AI-analys av utvalda dokumentutdrag och svar från Assistenten.
- xAI: tal-till-text och text-till-tal för röstfunktioner.
- Resend: leverans av inloggningskoder och servicemejl.
7. Överföringar utanför EU/EES
Vår app körs inom EU (Frankfurt). Vissa av leverantörerna ovan är baserade i USA och kan behandla uppgifter där. När personuppgifter överförs utanför EU/EES stöder vi oss på EU–US Data Privacy Framework om leverantören är certifierad, eller på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler med ytterligare skyddsåtgärder. Du kan be oss om en kopia av de relevanta skyddsåtgärderna.
8. Hur länge vi sparar uppgifterna
Vi sparar personuppgifter endast så länge det behövs:
- Begäran om åtkomst: sparas i 12 månader och raderas sedan automatiskt.
- Inloggningskoder: giltiga i 10 minuter och kan användas en gång. Uppgifter som begränsar försök med fel kod raderas inom ett dygn.
- Konversationer med Assistenten: sparas i 90 dagar och raderas sedan. Du kan rensa dem tidigare i Inställningar.
- Kontouppgifter: sparas så länge ditt konto finns och raderas sedan, utom när lagen kräver att vi behåller handlingar.
- Innehåll i arbetsytan: så länge din organisation behåller det eller dess avtal med oss gäller. Raderat innehåll tas även bort från säkerhetskopior när dessa löper ut enligt sitt ordinarie schema.
- Bokföringshandlingar: så länge svensk lag kräver, för närvarande sju år.
9. Dina rättigheter
Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter, få dem rättade eller raderade, begära begränsning av eller invända mot vår behandling och få ut dem i ett flyttbart format. När vi stöder oss på samtycke kan du återkalla det när som helst.
Om du vill utöva dessa rättigheter kan du mejla privacy@eviven.com. När det gäller innehåll i en arbetsyta vidarebefordrar vi din begäran till organisationen som är personuppgiftsansvarig för innehållet och hjälper den att svara.
Du kan också lämna klagomål till en dataskyddsmyndighet. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten (IMY, imy.se). Du kan även kontakta myndigheten där du bor eller arbetar.
11. Säkerhet
Vi skyddar personuppgifter genom kryptering vid överföring, privat fillagring, åtskillnad mellan arbetsytor, rollbaserad åtkomst och regelbundna säkerhetskopior. Inget system är helt säkert. Vi underrättar berörda kunder och myndigheter om en personuppgiftsincident i enlighet med lagens krav.
12. Ändringar i denna policy
Vi uppdaterar den här sidan när vår behandling ändras och anger datumet för den senaste versionen högst upp. Vid väsentliga ändringar informerar vi också kunder via mejl innan ändringen träder i kraft.